Het KMSKA is niet alleen een schatkamer aan kunstwerken. We hebben ook twee minder bekende collecties: een aanzienlijke verzameling publicaties en archieven. Beide werden tijdens de sluiting van het museum in twee verschillende depots bewaard zodat ze raadpleegbaar bleven. Het zijn de eerste integrale collecties die eind vorig jaar al terugkeerden naar het museumgebouw. We vroegen Ingrid De Pourcq, hoofd van de bibliotheek, hoe je dat doet, tonnen papier verhuizen.

De bibliotheek

Wat is het belang van de KMSKA-bibliotheek?

Ingrid De Pourcq: “De museumbibliotheek heeft vooral een ondersteunende functie: ze faciliteert het onderzoek naar de museumcollecties. Zo ontstond ze ook in 1904. Conservator Pol De Mont wilde boeken aanschaffen voor het opstellen van een collectiecatalogus. Nu bepalen we via een beleidsplan welke wetenschappelijke publicaties we willen verwerven. Dit gebeurt voornamelijk door aankoop, schenking of ruil met partnerbibliotheken.”

Wat maakt onze bibliotheek bijzonder?

“Als we onze museumbibliotheek vergelijken met andere kunstbibliotheken verzamelen we specifiek objectgerichte publicaties. We zoeken naar publicaties met informatie over individuele kunstwerken. Die vind je vooral in catalogi: tentoonstellings- en collectiecatalogi van musea, oeuvrecatalogi van kunstenaars en veilingcatalogi.

We zijn vooral trots op onze collectie oude veilingcatalogi. De kern daarvan ligt bij het legaat van Oscar Nottebohm uit 1935. Zo liet hij het museum 1737 veilingcatalogi na van de 18e eeuw tot 1935. Zo’n 600 van die catalogi bevatten handgeschreven notities met prijzen en namen van kopers. Informatie van onschatbare waarde! Later bouwde het museum er een hele collectie rond.”

Welke boeken worden het vaakst geraadpleegd?

“Onze onderzoekers komen het meest langs voor de belangrijke collectie saloncatalogi van eind 18de tot begin 20ste eeuw. Deze catalogi verschenen bij de zogenaamde Salons in steden als Parijs, Brussel, Antwerpen. Op die tentoonstellingen werd de nieuwe kunst voorgesteld, beoordeeld en verkocht.”

Hebben we ook kunstenaarsboeken?

“Ja, een kleine collectie. Die vind ik interessant omdat ze grafiek van meer dan 50 kunstenaars bevat die we ook terugvinden in onze beeld- en schilderijencollectie. Zo kan je de verschillende kunstuitingen met elkaar vergelijken.”

Wat met digitale publicaties?

“Wetenschappelijke monografieën en tijdschriften bestaan al langer in digitale vorm, zo ook de recentere veilingcatalogi. Ook de wetenschappelijke museumwerking verloopt tegenwoordig bijna volledig digitaal. Een voorbeeld hiervan is onze online collectiecatalogus van de kunstwerken op de museumwebsite.

De digitale tentoonstellingscatalogus blijft hierbij achter. Kunst wil gezien worden, tastbaar zijn, meegenomen worden. Mooi vormgegeven kunstpublicaties zijn nog steeds erg populair bij het museumpubliek.” 

Voorbereiding

Om de collectie te verhuizen wordt je als bibliothecaris een beetje architect. Hoe begin je daar aan?

“Een bibliotheekverhuis begint en eindigt met het principe “Meten is weten”. De hamvraag blijft: hoeveel lopende meter boeken kunnen er uiteindelijk in je toekomstige depot? Al jaren proberen we onze deelcollecties functioneler op te stellen door ze op formaat te plaatsen. Er passen meer kleine monografieën in een kubieke meter dan grote 19de-eeuwse albums die liggend bewaard moeten worden.

We maten en hertelden alles drie keer, om zeker te zijn van onze berekeningen. De rekkenbouwer ging met onze maattabellen en het grondplan aan de slag. Voor de verhuizers brachten we gekleurde labels per deelcollectie op de rekken aan, die overeen kwamen met het grondplan van de depots. Etiketten gaven aan waar plaats voor aangroei vrij moest blijven. Zo kwamen alle berekeningen samen. Het resultaat is een depot dat we hoogst efficiënt indeelden met marge voor toekomstige collecties.”

De verhuis

Meer dan 100.000 objecten in papier. Dat weegt door. Zoek je dan naar gespecialiseerde bedrijven voor verhuis en installatie? Bestaan die?

“2,8 kilometer boeken en archieven, dat loopt inderdaad in de tonnen. Het geselecteerde bedrijf verhuisde eerder al collecties van grote universiteitsbibliotheken en archieven, dus onze collectie was een relatief kleine opdracht voor hen.

Toch zit het succes volledig in de voorbereiding. Afspraken over wederzijdse verwachtingen en werkwijzen zijn super belangrijk! Op het moment dat de verhuizers aankomen is al duidelijk wat er goed zal verlopen en wat extra aandacht behoeft. De eigenlijke verhuizing duurde slechts een week.”

Welke boeken komen in de nieuwe leeszaal?

“95% van onze collecties blijven in depot. Voor de langdurige bewaring ervan staan ze beter in een donker, stofvrij en goed geklimatiseerd magazijn.

KAAN architecten maakte een leeszaal met een grote esthetische ervaring. Het is evenwichtig en rustgevend. Dit trekken we door in de collecties die we er plaatsen. Bovenaan en buiten handbereik komen oudere en langlopende tijdschriften met mooi ingebonden ruggen als Oud Holland, Apollo, The Burlington Magazine en Gazette des Beaux-Arts. Die zijn vaak digitaal raadpleegbaar.

Onderaan komen naslagwerken met basisinformatie over kunstenaars en hun werk, kunsthistorische stijlen en periodes te staan. Hiernaast komen publicaties over Rubens en Ensor, en over kunstenaars of thema’s die in de actualiteit staan. Daar zal iedereen die binnen komt gewoon in kunnen grasduinen. De leeszaal zal immers vrij toegankelijk zijn voor wie extra collectie-informatie zoekt of wil opvragen, of er gewoon even in stilte wil rondsnuffelen.”

De dienstverlening

Jullie verhuizen nu al de boeken, maar de fysieke dienstverlening blijft nog even achter het Centraal Station?

“Ja, tot de heropening van het museum blijft de leeszaal in de Lange Kievitstraat. Je kan nog steeds thuis de publicaties of archiefstukken raadplegen en aanvragen via onze online catalogus. De aangevraagde werken kan je in de leeszaal raadplegen; onderdelen ervan kunnen we je in digitale vorm toesturen. Uitlenen is niet mogelijk, en zal ook na heropening niet kunnen.”

Het KMSKA-archief verhuist tegelijk met de bibliotheek. Tegelijkertijd werken jullie aan een grotere integratie van bibliotheek en archief. Waarom?

“Bibliotheek en archief werken nauw samen. We delen leeszaal en verwervingsbeleid, we gebruiken eenzelfde registratiesysteem… Met deze verhuis komen ook onze fysieke collecties in gezamenlijke depots. Alleen zijn archiefstukken per definitie uniek, terwijl publicaties in principe op meerdere exemplaren gedrukt worden.

Naarmate collecties meer digitaal worden, born digital of door digitalisering, vervaagt dat onderscheid. Ook voor de gebruiker zelf is dit onderscheid niet relevant. Die wil b.v. alle beschikbare informatie rond een bepaald kunstwerk: dat vind je evengoed terug in  verwervingsdossiers, op restauratiefoto’s als in publicaties.

Sinds 2016 hanteren we het default digital-principe. We proberen de informatie standaard digitaal te leveren, rekening houdend met het auteursrecht. Door de pandemie is dit aspect van onze werking alleen maar belangrijker geworden. Voor de gebruiker betekent dit: snellere service en levering aan huis. Bibliotheek- en archiefmedewerkers behandelen samen de informatievragen.”

De bibliotheek in cijfers

Uit hoeveel boeken bestaat de bibliotheek? 

• De bibliotheek bezit ongeveer 95.000 monografische publicaties, exclusief tijdschriften en veilingcatalogi in reeksen.
• Er zijn ca. 6.000 publicaties waarin één of meerdere kunstwerken van het KMSKA vermeld worden;
• minstens 2300 titels waarin het over P.P. Rubens gaat,
• en minstens 600 titels over James Ensor.
• Er zijn een goede 38.000 tentoonstellingscatalogi,
• en 4800 veilingcatalogi daterend voor 1936.
• Er zijn in totaal 455 titels van voor 1800, ca. 3300 titels uit de negentiende eeuw, en 30.000 titels sinds 2000;