Het museum als stimulerende eventlocatie
Sinds de feestelijke heropening in 2022 is het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen (KMSKA) veel meer geworden dan alleen een plek waar bezoekers zeven eeuwen kunst ontdekken. Achter de schermen organiseert een vierkoppig eventteam zo’n 250 evenementen per jaar. Dat is veel en met momenten intens, maar het is ook wat het museum vandaag mede definieert: een plek waar er mijlpalen gevierd kunnen worden. En wat het museum maakt tot een huis dat altijd in beweging blijft.
Een uitdagende ambitie
Evenementen in het KMSKA bestaan dikwijls uit eigen programmatie zoals nocturnes, tentoonstellingsopeningen of themadagen. Maar evengoed worden er exclusieve ontvangsten voor sponsors en partners georganiseerd, of huren bedrijven een zaal voor een productlancering, netwerkdiner of zelfs een filmopname. Die verscheidenheid zorgt voor een dynamiek waarbij geen week op de andere lijkt. Die hectiek vraagt om structuur, want een museum is geen klassieke eventlocatie. Het is een omgeving waarin de museale werking steeds centraal staat. Het doel is dan om binnen de richtlijnen het best mogelijke evenement neer te zetten voor alle betrokken partijen.
Het eventteam zit op een kruispunt binnen het museum. Er wordt voortdurend tussen interne afdelingen geschakeld: publiekswerking, logistiek, curatoren, communicatie, veiligheid. Die interne samenwerking is essentieel. Een prachtig evenement organiseren in deze monumentale setting is niet de uitdaging. De focus ligt op het niet storen van de kernactiviteit van het museum en tóch memorabele evenementen neerzetten.
Een creatieve puzzel
Ook naar buiten toe vormt het eventteam een aanspreekpunt. Klanten worden van bij de eerste aanvraag tot aan de uitvoering begeleid. Daarbij is er geen standaardaanpak. Sommigen hebben al ervaring met museale contexten, anderen niet. We nemen tijd om uit te leggen wat kan en wat niet, want hier gelden andere regels dan in een andere locatie. Er zijn restricties waar je niet zomaar aan zou denken maar die wel essentieel zijn om te volgen. Binnen die grenzen wordt er altijd geprobeerd om tot een creatief evenement te komen.
Een buitengewoon resultaat
Toch is het niet alleen een kwestie van beperken. Elke commerciële klant die een zaal huurt, krijgt ook de mogelijkheid om het museum te bezoeken. Vaak is dat het hoogtepunt van de avond: met een kleine groep in alle rust door de zalen wandelen. De reacties zijn telkens bijzonder. Voor veel bezoekers is het een eerste kennismaking met het museum, en vaak ook het begin van meer. Dat soort momenten tonen wat evenementen kunnen betekenen voor een museum. Ze zorgen voor ontmoetingen tussen werelden die elkaar anders misschien niet raken. En ze bouwen relaties uit, met partners, bedrijven, organisaties. Die relaties zijn uiteraard belangrijk om financiële redenen maar vooral ook omdat ze voor verankering zorgen in de samenleving. Het doel is om een museum te kunnen zijn dat openstaat voor samenwerking en gedeeld gebruik, een plek waar verschillende soorten momenten gevierd kunnen worden.
